Januar 28, 2018

Agile Retrospektive mit NLP

Von Claudia Haußmann

Kochrezept für bessere Veränderungsprozesse

Durch Kombination von zwei Ansätzen entstehen die besten Ergebnisse – bei Management 3.0 ist die Metapher dazu die Mojito-Methode. Der nachfolgende Beitrag ist meine Abschlussarbeit für den NLP Master. Es wird aufgezeigt wie NLP Coaching Techniken in die Agile Retrospektive integriert werden kann.


Zutat 1: NLP (Neuro-Linguistisches Programmieren)

Durch NLP (Neuro-Linguistische Programmierung) werden Muster oder die „Programmierung“ untersucht, die durch die Interaktion zwischen dem Gehirn (Neuro), der Sprache (linguistic) und dem Körper kreiert wird, und die sowohl (unbewussten) effektives als auch ineffektives Verhalten produzieren können.

Die Gründer stammen aus verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise Familien- und Gestalttherarpie, aber auch aus Kommunikation und Kypernetik sowie Systemtheorie. Richard Bandler und John Grinder entdeckten 1975 Gemeinsamkeiten in der Kommunikation von Experten und entwickelten so Kommunikationstechniken, die tiefgreifende Veränderungen mit Menschen in nahezu allen Lebensbereichen erzielen. NLP zeichnet sich durch eine besonders respektvolle und ganzheitliche Betrachtungsweise aus, die andere und sich selbst darin unterstützen, mehr Wahlmöglichkeiten im eigenen Leben zu entdecken.

Die unterschiedlichen NLP Formate können zum Selbstcoaching, aber auch die Teamentwicklung und Mitarbeiterführung unterstützen.

Zutat 2: Agiles Vorgehen

Agilität basiert auf vier Leitsätzen, die von IT-Experten in einem agilen Manifest 2001 festgehalten wurden und haben denselben Stellenwert wie die NLP Vorannahmen.

  1. Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

Ergänzt werden die Werte durch die zwölf Prinzipien, die greifbar machen, wie sich die Werte auf die tägliche Arbeit auswirken. Zu diesen Prinzipien gehört beispielsweise kontinuierlich zu liefern, Veränderungen willkommen zu heißen, Arbeit ohne Wertschöpfung zu vermeiden, die direkte Kommunikation zu bevorzugen, die Selbstorganisation der Teams zu fördern, technisch exzellent zu sein, ein gutes sowie einfaches Design zu wählen und den Prozess der Entwicklung regelmäßig rückblickend zu prüfen und anzupassen.

Mindset ist der gemeinsame Boden

Ein Mensch mit einem agilen ( growth)Mindset schätzt die Werte des agilen Manifests. Er trägt in sich den Glauben, dass man Fähigkeiten erlernen und so immer besser werden kann. Ziel ist es, durch Veränderungsarbeit, beispielsweise mittels der sogenannten Retrospektive, das agilen Mindset zu schärfen.

Dieses Mindset ist ebenfalls im NLP Umfeld aufgrund der folgenden Vorannahmen zu finden.

  • Wenn du etwas tust was nicht funktioniert, tue etwas anders
  • Es gibt keine Fehler, es gibt nur Feedback
  • Das flexibelste System-Element kontrolliert das System. Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg.
  • Alles, was ein Mensch kann, ist erlernbar. Alles ist erreichbar, wenn die Aufgabe in hinreichend kleine Schritte unterteilt wird.
  • Menschen besitzen bereits alle Ressourcen, die sie für eine Veränderung benötigen.

Die grundlegende Gemeinsamkeit von NLP und Agilität ist somit die Bestrebung nach Veränderung, basierend auf den selben Grundwerten.


Agile Retrospektive Übersicht

Für die Veränderungsarbeit das agile Mindset zu schaffen gibt es auf Teamebene die sogenannte Retrospektive als Event immer am Ende einer Iteration und ist eines der wichtigsten Instrumente aller agilen Prozesse, um als Agile Coach oder Scrum Master die folgenden zwei Prinzipen umzusetzen:

  • Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
  • In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Retrospektive (aus dem lateinischen retro – zurück, hinter, schauen, überlegen, beobachten) bedeutet im Allgemeinen, einen Blick zurück auf Ereignisse zu werfen, die bereits stattgefunden haben.

Es ist ein sehr wirkungsvolles Instrumente und stellt eine wichtige Feedbackschleife für das Team dar. Jedes Teammitglied bekommt einen Überblick darüber, wie die persönliche Arbeitsweisen und Maßnahmen den Gesamterfolg des Vorhabens beeinflussen. Daher ist die Zielsetzung einer Retrospektive ein konstruktiver, vertrauensvoller und offener Rückblick des Teams als Reflexion, um aus der Vergangenheit und Erfahrungen zu lernen und die Zusammenarbeit zu verbessern:

  • Wie gut arbeiten wir eigentlich zusammen?
  • Wie kommen wir im Team miteinander zurecht?
  • Können wir noch Dinge verbessern? Wenn ja – Welche?

Niemand kennt die ganze Geschichte des Projekts – jeder Teilnehmer kennt nur ein Stück der Geschichte. Die Retrospektive ist somit das gemeinsame Erzählen der Geschichte und das Auswerten von Erfahrungen, um gemeinsam daraus zu lernen.

Häufig tauchen durch Retrospektiven auch Konflikte zwischen den Teilnehmern auf. Es daher auch eine Plattform, um diese zu klären oder einen Lösungsvorschlag zu erarbeiten, damit es die zukünftige Arbeit nicht weiter belastet.


Vorgehensweise

Es soll immer die Vergangenheit betrachtet werden, um in der Zukunft anders handeln zu können. Abhängig davon, ob die Iteration erfolgreich war und bereits eine Fehlerkultur vorhanden ist, kann auch eine einfache Struktur verwendet werden. Auf dies wird an dieser Stelle aber nicht näher eingegangen, da hier kein großer Handlungsbedarf hinsichtlich Coaching besteht.

Der methodische Ansatz sollte verwendet werden, wenn der Veränderungsprozess erst gestartet ist. Dieser Aufbau stellt natürlich nur ein Gerüst dar, das mit geeigneten Methoden gefüllt werden kann. Hier stehen verschiedene Informationen beispielsweise auf Retromat oder Tasty Cupcakes zur Verfügung.

RETROSPEKTIVE MIT NLP

Stellt man die Coaching Struktur von NLP den 5-Phasen gegenüber, wird ersichtlich, dass dahinter der selbe Grundgedanke steckt und somit die Retrospektive auch unabhängig der agilen Welt zum Einsatz kommen könnte, um regelmäßig aus der Vergangenheit für die Zukunft zu lernen.

1. Set the Stage (Gesprächsklima schaffen)

In der ersten Phase werden die Teilnehmer abgeholt und auf die Rahmenbedingungen der Retrospektive eingestimmt. Es sollte eine Atmosphäre geschaffen werden, in der sich die Teilnehmer wohl fühlen und bereit sind, kritisch und offen über die letzte Iteration zu diskutieren.

  •  Die Vegas-Regel besagt: „Alles, was wir in dieser Retrospektive besprechen, bleibt unter uns.“ Ziel ist es, dem Team auch bei sensiblen Themen einen sicheren Raum zur Diskussion zu bieten.
  • Die oberste Direktive (Goldene Regel) besagt: „Wir gehen davon aus, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen, Gewissen und Kenntnisstand gehandelt haben.“ Sie sorgt für eine lösungsorientierte Diskussion, ohne Schuldzuweisungen“.

NLP Techniken: Rapport, Pacing & Leading, VAKOG, Meta-Modell Fragen

2. Gather Data (Themen sammeln)

Als nächstes werden alle Themen (inklusive der Erfolge) für den definierten Zeitraum gesammelt. Mithilfe eines methodischen Ansatzes sollen die Aktivitäten sowie der Verlauf der letzten Iteration in Erinnerung gerufen werden und nicht nur aus einer Perspektive betrachtet werden.

Wenn nicht ausreichend genug Informationen gesammelt werden konnten, kann der Scrum Master auch gezielt (mit Meta-Modell) fragen, wie die Stimmung im Team oder der Verlauf des letzten Sprints empfunden wurde. Alternativ kann hier auch mit visuellen Metaphern gearbeitet werden, um fokussiert Themen zu sammeln. Ziel ist es kritisch die definierte Zeitspanne aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Anschließend werden die Themen zuerst gruppiert und priorisiert.

NLP Techniken: Meta-Modell Fragen, Submodalitäten, Perpektivenwechsel durch Metapher und Refraiming

3. Generate Insides (Erkenntnisse gewinnen)

Für die priorisierten Themen werden anschließend gemeinsam die Ursachen betrachtet, um sinnvolle Maßnahmen abzuleiten mit dem Ziel die Zusammenarbeit zu verbessern. Insbesondere sollte hier auch die positiven Gesichtspunkte angesprochen werden, um lösungsorientiert zu arbeiten anstatt nur zu kritisieren. Beispielsweise kann es hilfreich sein, die Gründe für die Probleme aber auch Erfolge zu erfragen (mit Meta-Modell), so dass die Frage „Wohin soll es gehen?“ im Mittelpunkt steht.

NLP Technik: State-Management, Dilts-Pyramide, Strategie

4. Define Actions (Entscheidungen treffen)

Nachdem die einzelnen Themen vertieft bearbeitet wurden, gilt es für die drei am höchsten priorisierten Lösungsvorschläge mit Zielen zu definieren. Insbesondere hier sollte jede Maßnahme nur kleine Schritte (Baby-Steps) für eine erfolgreiche Umsetzung beinhalten. Des Weiteren ist es sinnvoll bei größeren Veränderungen durch eine Maßnahme dies als Experiment (mit Hypothese) zu deklarieren, dass auch jederzeit abgebrochen werden kann und in der nächsten Retrospektive ausgewertet wird.

NLP Techniken:  Wohlgeformte / SMART Ziele, Strategie, T-O-T-E Modell

5. Close Retrospective (Abschluss)

Abschließend werden die Team-Mitglieder wieder in ihren Alltag mit einer möglichst positiven Stimmung entlassen, um die nächste Iteration gestärkt zu beginnen. Zusätzlich wird in der Regel auch Feedback zur durchgeführten Retrospektive eingeholt, um auch hier sich verbessern zu können und eine Nachhaltigkeit zu erhalten.

NLP Techniken:  State-Management, T-O-T-E Modell


Unabhängig von der Retrospektive kann der Agile Coach / Scrum Master folgende NLP Techniken situationsabhängig auf der Ebene des Einzelnen oder des Teams angewendet werden:

  • Statemanagement – positive Stimmung im Team erzeugen
  • Meta-Modell – Vergessene Informationen erfragen
  • Refraiming – Situation in einem anderen Rahmen betrachten
  • Methapher – Durch das Betrachten der Problemstellung aus einer anderen abstrakten Perspektive hin zur Lösung in einer emotionalen Vorstellungswelt
  • Wohlgeformate Ziele: Ziel- und Problembestimmung
  • Dilts-Pyramide: Einstufung des Mitarbeiters – Wo steht er? Passen die Ziele zu ihm? Was benötigt er?
  • Strategien + T-O-T-E – Modell: Wie kann sich der Mitarbeiter verbessern?

Retrospektive mit Teambuilding

Gemäß NLP Vorannahme haben alle Menschen die Ressourcen, das Wissen und die Fähigkeiten, um Veränderungen vorzunehmen bereits in sich. Problematisch wird es bei mangelndem Zugriff, wenn beispielsweise die Mehrzahl der Softwareentwicklern im Team sehr introvertiert sind oder nicht über Probleme bzw. Gefühle reden wollen.

Daher habe ich sehr gute Erfahrung gemacht, dies durch spielerisches Lernen (Gamification), beispielsweise unter Einsatz von Lego zu erreichen. Mittels Lego-Steine ist es möglich, dass die notwendige Emotionalität sowie Kreativität durch das Ansprechen aller Sinne freigesetzt wird. Zahlreiche Studien belegen mittlerweile, dass durch Empfindungen mit körperlicher Bewegung ein tiefes und länger anhaltendes Verständnis entsteht.

Fazit

NLP und Agilität ergänzen sich sehr gut. Die Retrospektive kann wesentlich durch NLP verbessert werden. Unabhängig von der agilen Welt kann die Retrospektive eingesetzt werden, da es sinnvoll ist nicht immer erst auf ein Problem zu warten, sondern es wirklich als kontiniuerlicher Prozess zu sehen.

Wird die Retrospektive zusätzlich mit Teambuilding kombiniert kann ein doppelter Nutzen geschaffen werden. Mittels Gamification kann besser auf die emotionale Ebene zugegriffen werden, um selbst sehr introvertierte Personen zu erreichen.