4 Schritte zu mehr Produktivität und Freizeit
Juni 16, 2020

4 Schritte für mehr Produktivität und Freizeit

Von Claudia Haußmann

Das Problem mit der fehlenden Zeit. Wer kennt das nicht. Die Zeit läuft und läuft und es ist noch viel zu viel Arbeit übrig. Oder das Edwards Gesetz ist dir nicht unbekannt: Je näher die Deadline rückt, desto produktiver wird man. Das Gesetz sagt aus, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Zeitmanagement beginnt im Kopf, jeder hat die gleiche 24 Stunden zur Verfügung und die Stunden, Minuten und Stunden sind schon vergeben. Die Zeit verrinnt kontinuierlich, unerbittlich und unbeeinflussbar. Wir können aber dem Umgang mit uns selbst und somit den Umgang mit der Zeit verbessern und uns so die notwendige Qualitätszeit für uns selber schaffen. Diese Vorgehensweise wird durch den Begriff Selbstmanagement viel besser umschrieben.

In diesem Blog Artikel stelle ich dir 4 Schritte vor, wie du mit wenig Aufwand zu mehr Produktivität und Freizeit kommst. Alternativ kannst du auch dir ein Tag gezielt Zeit nehmen und mit meiner Hilfe in meinem Modul 6: Zeit- und Selbstmanagement dein eigenes Selbstmanagement System zusammenstellen.


Pareto-Prinzip als Grundlage

Gerade für die Perfektionisten unter uns ist das Pareto-Prinzip wichtig.  Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto (1848-1923) untersuchte die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand heraus, dass sich ca. 80 % davon im Besitz von ca. 20% der Familien befand.  Der russisch-amerikanische Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran (1904-2008), ein Wegbereiters des Qualitätsmanagements, formulierte das Prinzip allgemeiner und münzte es auf das Zeitmanagement um: Demnach erreichen wir mit 20-prozentigen Zeiteinsatz bereits 80% eines möglichen Ergebnisses. Auch wenn wir weitere Zeit investieren, wird das Ergebnis nur minimal besser.

Für viele stellt aber genau dies das Problem dar, sich die notwendige Zeit zu nehmen und mit den richtigen Methoden sich die notwendige Zeit zu schaffen. Jeder kann gutes Zeit- bzw. Selbstmanagement lernen, auch wenn nicht gleich über Nacht.

Finde dein eigenes System

Wenn Du regelmäßig Probleme hast deine Terminzusagen zu halten oder mehr Überstunden auf- anstelle abbaust und in Folge dich ständig gestresst fühlst, empfehle ich dir einfach mal ein Schritt zurückzugehen. In solchen Situationen hilft nur sich komplett neu zu ordnen und einen Fahrplan durch Ziele zu erstellen und mit Hilfe von Zeitmanagement Methoden die Aufgaben zu priorisieren.

In meinem MODUL 6: ZEIT- UND SELBSTMANAGEMENT kannst du dir die Zeit nehmen und mit meiner Hilfe dir aus den verschiedenen Methoden dein eigenes Selbstmanagement System zu kreieren.

4 Schritte für mehr Produktivität und Freizeit

1. Grobe Meilensteine und realistische Tagesziele setzen

Um eine Ordnung in ein Chaos zu bekommen, sind Ziele notwendig. Diese können noch vage als Meilensteine, beispielsweise für einen Monat bzw. Quartal definiert sein, oder schon sehr spezifisch als Tagesziele. Zweck ist es, die Themen in kleine Stücke zu zerlegen, damit diese übersichtlicher sind und schneller ein Erfolgserlebnis vorhanden ist, wenn man einiges abgeschafft hat.

Lege daher fest, was duverreichen willst bzw. aufgrund gegebenen Umständen wie Terminen auch erreichen kannst. Das Ziel sollte so realistisch wie möglich sein, beispielsweise nach der SMART-Methode. Es sollte auch innerhalb des Tages erreichbar sein, damit überhaupt ein Erfolgserlebnis eintreten kann. Es ist auch möglich mehrere kleine Tagesziele zu definieren.

2. Aufgaben planen

Überlege dir also einmal am Tag, entweder am frühen Morgen oder am Abend kurz vor Feierabend, beispielsweise beim Kaffee kochen oder wenn ihr euren Rechner gerade am hoch- bzw. runterfahren ist, was ihr heute alles erledigen/erreichen wollt.  Nur wenn Ihr euch bewusst macht, dass ihr niemals alles erledigen lässt, werdet ihr zufriedener im Leben sein.

3. Aufgaben priorisieren

Priorisiere deine Themen immer nach Terminen oder Dringlichkeiten. Bitte niemals nach der Reihenfolge des Eingangs, denn vieles erledigt sich auch manchmal von alleine.

4. Methoden auswählen

Egal wie gut du bereits organisiert bist, das Leben ist zeitweise chaotisch und häufig völlig unvorhersehbar. Die nachfolgenden Methoden beziehen das Chaos mit ein und kämpfen nicht dagegen an.  Es wird die lineare Struktur eines herkömmlicher Planer gegen eine modulare und damit sehr flexible Herangehensweise getauscht. Das Verfolgen und Erreichen der Ziele sollte Dir Spaß machen. Durch  Ausprobieren und Anpassung an die eigenen Arbeits- und Denkweise wird es Dir schnell möglich sein, dein Zeit- und Selbstmanagement zu verbessern.

Methoden für mehr Produktivität und Freizeit

Es stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung, um die Strukturen zu schaffen den Arbeitsalltag zu verbessern. Durch  Ausprobieren bzw. durch die Optimierung bzw. Anpassung an die eigenen Arbeitsweise wird es jedem möglich sein, dein Zeit-und Selbstmanagement zu verbessern. Nachfolgend stelle ich euch Methoden vor, die ich am hilfreichsten finde. Diese Methoden können den 4 Schritte zugeordnet werden.

Alpen-Methode

Die Vorgehensweise der Alpen-Methode kann meiner Meinung nach als Grundsatz auch für die nachfolgende Beschreibung der Methoden verstanden werden. Es ist eine Methode die sehr einfach in den Alltag integriert werden kann.

  • Aufgaben aufschreiben (Tagesziel)
  • Länge einschätzen (Zeitplanung)
  • Pufferzeit einplanen (max. 60 % der Arbeitszeit verplanen, da immer etwas dazwischen kommt)
  • Entscheidungen priorisieren
  • Nachkontrollieren (Erfolgskontrolle)

Unerledigtes sofort auf den nächsten Tag übertragen, damit nichts liegen bleibt. Im Prinzip liegt jeder Methode folgender Prozess zugrunde: 

  • Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, Kontrolle der Ergebnisse, damit man motiviert bleibt.
  • Wie schon in der Schule gilt auch im Arbeitsleben einfach regelmäßig Pausen machen und wirklich auch mal an die frische Luft gehen, damit man fit und motiviert bleibt.

Smart – Methode

Die  SMART-Methode unterstützt beim Formulieren von Zielen, da die realistische Formulierung im Vordergrund steht. Auf Basis dessen sollen dann sinnvolle Fristen gesetzt werden und ist ein Akronym.

  • Spezifisch: Ziele sollen so konkret und spezifisch wie möglich beschrieben werden.
  • Messbar: Orientiere dich dabei an messbaren Fakten. Bestimme die qualititativen und quantitiven Messgrößen.
  • Attraktiv: Plane es so, dass Du auch Lust hast, das Ziel umzusetzen.
  • Realistisch: Was Du dir vornimmst muss natürlich auch machbar sein. Prüfe daher genau die Machbarkeit der Aufgabe innerhalb der gegeben Zeit und Mittel.
  • Termingerecht: Die Ziele bzw. die dazugehörigen Aufgaben sollten zeitlich bindend geplant werden. Was ist bis wann zu erledigen?

Getting Things Done  (GTD)

Diese Selbstorganisations-Methode verwende ich persönlich am liebsten. In diesem Ansatz von David Allen werden alle Aufgaben und Termine an einer Stelle gesammelt und nach ihrer Dringlichkeit sortiert mit dem Ziel den Kopf frei zu halten. Alle Aufgaben, die man sofort in einer kurzen Zeit, wie beispielsweise 5 min, erledigen kann, sollten sofort erledigt werden. Schwerpunkt liegt somit immer auf der Erledigung der Aufgaben und weniger auf der Planung.

Bullet Journal

Das Bullet Journal ist ein einfaches Notizbuch, dass du mit deiner eigenen Struktur befüllst. Durch das Sammeln aller Informationen und Termine an einer Stelle bekommst du deinen Kopf frei und konzentrierst dich auf das Richtige. Durch die integrierte Reflexion erhälst du damit ein mächtiges Werkzeug an die Hand kontinuierlich an deinem Selbstmanagement zu arbeiten und nur noch die richtigen Dinge zu erledigen.

Not-To-Do-Liste

Ein sehr einfacher Ansatz ist es, einfach eine Liste mit den persönlichen „Zeitfressern“ zu führen, um diese in Zukunft bewusst zu vermeiden. Für mich persönlich sind das sogenannte Sitzmeetings ohne Agenda und meistens auch ohne Protokoll und somit auch ohne Nachhaltigkeit bzw. Mehrwert (egal für wen). Für andere kann dies beispielsweise das ständige Aufpoppen von neuen Nachrichten im Mailprogramm oder das kontinuierliche Checken der sozialen Netzwerke sein.

Mein Tipp: Bezüglich der E-Mail Problematik empfehle ich Regeln im Mailprogramm einzurichten, damit alle Mails mit CC oder Benachrichtigungen vom internen Systemen nicht im Posteingang landen sowie die Mails nur zu definierten Zeitpunkten abzurufen. Wenn man ständig durch Telefonanrufe unterbrochen wird, besteht die Möglichkeit das Telefon lautlos zu stellen und selbst zu bestimmen, ob der Anruf eine Dringlichkeit darstellt. Wenn es wirklich wichtig ist, meldet sich die Person nochmal.

72-Stunden Regel

Wenn Du bereits eine wichtige Aufgabe vor dir hinschiebst, empfehle ich die 72-Stunde Regel. Sie sagt aus, dass Du die Aufgabe innerhalb von 72 Stunden beginnen sollst, da ansonsten die Change für eine Umsetzung auf nur noch ein Prozent sinkt. So kannst du deinen inneren Schweinehund überwunden, da durch die neu geschaffene Entschlossenheit die Aufgabe auch beendet wird.

Mach also aus deinem Bald lieber öfters ein Jetzt bevor es ein Nie wird.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower Matrix wird sehr gut im diesem Video erklärt. Die Matrix besteht aus vier Feldern, in welche die jeweiligen Aufgaben eingeteilt werden:

  • dringend und wichtig = müssen sofort erledigt werden
  • dringend, aber nicht wichtig = können delegiert werden
  • wichtig, aber nicht dringend = Terminieren und einplanen
  • weder wichtig noch dringend = dies ist für Ablage „P“ bestimmt

40-30-20-10-Regel

Wenn du in der Regel nur 3 wichtige Aufgaben am Tag dir eingeplant hast, kannst du die 40-30-20-10-Regel sehr gut  anwenden. Es ist eine einfache Methode, um Aufgaben zu priorisieren und ihnen angemessen viel Zeit nach folgenden Richtgrößen zu widmen

  • 40 % deiner verfügbaren Zeit widmest du der Aufgabe mit der höchsten Priorität,
  • 30 % Zeit erhält die zweitwichtigste Aufgabe,
  • 20 % der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3.
  • Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben.

Fazit

Mit dem 4 Schritten für mehr Produktivität und Freizeit ist es eigentlich für jeden machbar sich selbst zu organisieren, solange der Wille und die Disziplin vorhanden ist. Es muss nur die richtige Methode für einen persönlich gefunden werden, da die Anwendung je nach Typ oder gar Tagesform individuell angewendet werden kann. Für mich sind es beispielsweise meistens zwei Methoden miteinander kombiniert und immer das Tagesziel, damit es bei mir passt.

In meinem MODUL 6: ZEIT- UND SELBSTMANAGEMENT kannst du dir die Zeit nehmen und mit meiner Hilfe dir auf Basis der 4 Schritte für mehr Produktivität und Freizeit dein eigenes Selbstmanagement System zu kreieren. Du erhälst dort die Chance alle Methoden, insbesondere Getting things done und Bullet Journal im Detail kennen zu lernen und vor allem auch sofort ausprobieren zu können.